Introduzione
Nel contesto della normativa antiriciclaggio, i Notai rivestono un ruolo centrale essendo soggetti obbligati alla trasmissione delle Segnalazioni di Operazioni Sospette (SOS). Si analizzeranno, pertanto, le modalità attraverso cui in uno Studio Notarile si può giungere a individuare operazioni che presentano profili di anomalia, valutandone la rilevanza ai fini della normativa vigente.
In successione, verrà illustrato il processo di trasmissione della segnalazione all’Unità di Informazione Finanziaria per l’Italia (UIF) nel rispetto degli obblighi di riservatezza e della tutela dell’identità del segnalante.
Infine, sarà approfondito l’iter successivo alla trasmissione della SOS: dall’analisi da parte dell’UIF alla possibile attivazione di ulteriori indagini da parte delle Autorità competenti.
Quando va fatta la segnalazione di operazione sospetta in uno Studio Notarile?
L’art. 35, D.Lgs. n. 231/2007, stabilisce che tale adempimento deve essere osservato prima di compiere l’operazione sospetta e senza ritardo.
Tuttavia, tale disposizione non si applica se l’operazione deve essere necessariamente eseguita in quanto:
- sussiste un obbligo di legge di ricevere l’atto che forma oggetto dell’operazione stessa. È il caso tipico del Notaio, che ai sensi dell’ 27, L. n. 89 del 16.02.1913, “è obbligato a prestare il suo ministero ogni volta che è richiesto”. Tuttavia, va ricordato anche che il Notaio, nell’esercizio della sua funzione, garantisce che l’autonomia privata rispetti i limiti di legalità fissati dalle norme, e, che, pertanto, deve rifiutarsi di ricevere o autenticare atti espressamente proibiti dalla legge o manifestamente contrari all’ordine pubblico e al buon costume (come, ad esempio, accade per atti rispetto a cui non sia possibile accertare l’identità o la capacità dei contraenti);
- non è possibile rinviarla, tenuto conto della sua normale operatività;
- il suo differimento può ostacolare le indagini.
Attenzione, perché in ogni caso, in tali ipotesi, dopo aver ricevuto l’atto o eseguito l’operazione, occorre informare immediatamente l’UIF.
Come si effettua la segnalazione di operazione sospetta?
È il provvedimento UIF 04.05.2011 a fornire le istruzioni in ordine al contenuto da inserire in una SOS: innanzitutto, essa è contraddistinta da un numero identificativo e da un numero di protocollo attribuiti in modo univoco su base annua.
In dettaglio, la SOS deve contenere:
- i dati identificativi della segnalazione, specificando, al riguardo: (i) quale tipologia di sospetto sia presente nell’operatività segnalata; se, cioè, il sospetto riguardi il riciclaggio, il finanziamento del terrorismo o la proliferazione delle armi di distruzione di massa; (ii) l’evento che ne ha generato l’inoltro; (iii) il livello di rischio assegnato all’operatività segnalata;
- elementi informativi sulle operazioni, sui soggetti, sui rapporti e sui legami intercorrenti tra gli stessi;
- elementi descrittivi, in forma libera, sull’operatività segnalata e sui motivi di sospetto: occorre, qui, illustrare il processo logico che il segnalante ha seguito nella valutazione delle anomalie rilevate nell’operatività segnalata, descrivendo, ove possibile, il percorso dei flussi finanziari segnalati come sospetti, dall’origine all’impiego degli stessi;
- eventuali documenti allegati;
- l’indicazione dell’eventuale riconducibilità dell’operazione segnalata ad uno degli schemi rappresentativi di comportamenti anomali.
La trasmissione della SOS all’UIF, può essere effettuata:
- direttamente dal Notaio, tramite il portale INFOSTAT-UIF della Banca d’Italia;
- tramite l’Organismo di autoregolamentazione (CNN): in tal caso, il Notaio invia la SOS all’Organismo di autoregolamentazione, che, senza ritardo, ne cura, poi, il successivo inoltro all’UIF per via telematica, omettendo l’indicazione del nominativo del segnalante (garantendone, così, l’anonimato). Si ricorda che il Notariato è stato il primo Ordine professionale in Italia ad assumere il ruolo e la responsabilità di Autorità di interposizione in materia di antiriciclaggio, al fine di garantire l’anonimato di ogni singolo Notaio segnalante.
È tutelata l’identità del segnalante?
L’identità del segnalante è assoggettata a un rigoroso regime di riservatezza. Infatti, al riguardo, l’art. 38, D.Lgs. n. 231/2007, garantisce la tutela del segnalante stabilendo:
- misure a garanzia della riservatezza, imposte ai soggetti obbligati e agli Organismi di autoregolamentazione;
- il divieto di rivelazione dei dati identificativi del segnalante, a meno che l’A.G. lo ritenga necessario per l’accertamento dei reati;
- che le modalità di trasmissione in via telematica delle s.o.s. e delle informazioni devono assicurarne la riservatezza.
Può essere data notizia al cliente segnalato dell’esistenza di una SOS a suo carico?
L’art. 39, D.Lgs. n. 231/2007, stabilisce, a carico dei soggetti tenuti alla SOS e di chiunque altri ne abbia avuto comunque conoscenza, il divieto di comunicare al cliente interessato o a terzi l’avventa segnalazione, l’avvenuto invio di ulteriori informazioni eventualmente richieste dall’UIF, l’esistenza o la probabilità di indagini o approfondimenti in materia di riciclaggio/finanziamento del terrorismo.
Tale divieto, tuttavia, non impedisce la comunicazione tra professionisti che svolgono la propria prestazione in forma associata, in qualità di dipendenti o di collaboratori.
Qualora, poi, con riferimento allo stesso cliente o alla stessa prestazione siano coinvolti più Professionisti, il divieto in parola non si applica a condizione che gli stessi appartengano ad uno Stato membro dell’UE o siano situati in un Paese terzo che imponga obblighi equivalenti a quelli di cui al D.Lgs. n. 231/2007.
Che fine fa la segnalazione di operazione sospetta inviata all’UIF?
Ricevuta la SOS, l’UIF effettua gli approfondimenti sotto il profilo finanziario. Dopodiché, tenuto conto che può anche sospendere l’operazione per un massimo di 5 giorni lavorativi a condizione che non derivi pregiudizio per il corso delle indagini, l’UIF:
- invia la SOS alla Direzione Nazionale Antimafia (DNA) per la verifica dell’eventuale attinenza a procedimenti giudiziari in corso;
- se la SOS presenta un rischio di riciclaggio o finanziamento del terrorismo, la invia, unitamente ai risultati dell’analisi finanziaria svolta, sia alla Direzione Investigativa Antimafia (DIA) sia al Nucleo Speciale di Polizia Valutaria della Guardia di Finanza (NSPV), che effettuano approfondimenti investigativi. Questi ultimi, a loro volta, qualora la SOS sia attinente alla criminalità organizzata o al terrorismo, la inviano al Procuratore nazionale antimafia e antiterrorismo;
- se ritiene che la SOS non presenti rischi di riciclaggio o di finanziamento del terrorismo, la archivia mantenendone, comunque, evidenza per 10 anni mediante procedure che consentano la consultazione da parte degli organi investigativi.
Ai fini dell’analisi finanziaria o dell’approfondimento investigativo della SOS, l’UIF, il NSPV e DIA possono richiedere ulteriori informazioni e dati al segnalante.
A tal riguardo, se la SOS è stata effettuata dal Notaio per il tramite del CNN, le informazioni sono richieste direttamente al Consiglio. Diversamente, le informazioni sono richieste direttamente al segnalante.
L’esito delle SOS è comunicato a cura dell’UIF direttamente al segnalante oppure allo stesso per il tramite dell’Organismo di autoregolamentazione, nel caso in cui il segnalante abbia trasmesso la SOS tramite quest’ultimo.
Che cos’è la Banca Dati Informatica Centralizzata?
Il D.L. 145/2023, convertito dalla L. 191/2023, ha modificato il D.lgs. 231/2007 introducendovi l’art. 34-bis che fissa un nuovo futuro obbligo per i Professionisti.
Secondo questo nuovo articolo gli Organismi di Autoregolamentazione possono istituire, previo parere favorevole del Garante Privacy, una Banca Dati Informatica Centralizzata (Banca Dati Antiriciclaggio) dei documenti, dei dati e delle informazioni acquisiti dai Professionisti nel corso dell’adempimento degli obblighi di adeguata verifica della clientela.
Il Notariato sta già lavorando a questo progetto, che si basa, essenzialmente, sulla creazione di una data warehouse, un sistema di archiviazione digitale che raccoglie e organizza i dati provenienti da diverse fonti per analizzarli e generare report.
Dal momento dell’istituzione, la Banca Dati Antiriciclaggio sarà gestita in proprio dal Notariato, che potrà determinare quali documenti, dati e informazioni presenti nel fascicolo antiriciclaggio dei propri clienti i Notai avranno l’obbligo di trasmettere senza ritardo alla Banca Dati Antiriciclaggio.
I documenti, i dati e le informazioni fornite dai Notai verranno conservati nella Banca Dati Antiriciclaggio per un periodo di dieci anni.
Si tenga presente, che, in ogni caso, la trasmissione telematica alla Banca Dati Antiriciclaggio effettuata dal Notaio non sostituirà gli obblighi di conservazione del fascicolo antiriciclaggio.
La Banca Dati Antiriciclaggio si ritiene possa costituire un efficace strumento di ausilio per gli Studi Notarili soggetti alla normativa antiriciclaggio, in particolare, per quanto concerne l’adempimento dell’obbligo di segnalazione di operazione sospetta.
Infatti, è, a tal fine previsto, ai sensi del citato art. 34-bis, l’invio, da parte della banca dati al Notaio che abbia trasmesso i dati, di un avviso della rischiosità dell’operazione “qualora emerga (…) un potenziale rischio di riciclaggio o finanziamento del terrorismo”.
Il Ministero dell’Economia e delle Finanze, l’UIF, il Nucleo Speciale di Polizia Valutaria della Guardia di Finanza, la Direzione Investigativa Antimafia e la Direzione Nazionale Antimafia e Antiterrorismo potranno accedere alla Banca Dati Antiriciclaggio per attività ispettive, di indagine e accertamento antiriciclaggio.
Spetterà, infine, al Notariato promuovere e controllare l’osservanza degli obblighi di trasmissione alla Banca Dati Antiriciclaggio da parte dei Notai e, nel caso di inadempimenti, applicare sanzioni disciplinari antiriciclaggio.
Quali sono le sanzioni legate all’omessa effettuazione di una SOS in uno Studio Notarile?
Con riferimento all’omessa segnalazione di operazione sospetta, l’art. 58, D.Lgs. n. 231/2007 prevede due diversi tipi di sanzione: una c.d. “semplice”, al comma 1, con pena pecuniaria pari a € 3.000, e un’altra c.d. “qualificata”, al comma 2, con pena pecuniaria da € 30.000 a € 300.000.
Al riguardo, è importante segnalare come gli Organi Ispettivi, in sede di eventuale verbalizzazione per omessa trasmissione di una SOS, debbano specificare puntualmente a quale delle due fattispecie, cioè se a quella “semplice” o a quella “qualificata”, sia ascrivibile la violazione accertata, derivandone, in mancanza, l’illegittimità dell’atto.
Si è verificato, infatti, che, a seguito di un controllo antiriciclaggio avviato dalla Guardia di Finanza nei confronti di uno studio di consulenza contabile e fiscale, la stessa abbia emesso un PVC contenente rilievi in tema di omessa segnalazione di operazioni sospette, senza specificare, però, se le violazioni attenessero al 1° o al 2° comma dell’art. 58, D.Lgs. n. 231/2007, rimettendo così al Ministero dell’Economia e delle Finanze l’onere di individuare l’esatta disciplina sanzionatoria in concreto applicabile.
La condotta assunta nel caso di specie dalla Guardia di Finanza è stata giudizialmente dichiarata illegittima violando essa il diritto di difesa costituzionalmente garantito: al Ministero dell’Economia e delle Finanze spetta, infatti, l’applicazione della sanzione rispetto alla violazione che deve essere contestata nella sua completezza dalla polizia valutaria.
Sul punto, la giurisprudenza di merito è chiara e consolidata affermando che “l’atto di contestazione deve peraltro contenere indicazioni sufficienti ad assicurare, fin dalla fase del procedimento amministrativo che precede l’emissione dell’ordinanza-ingiunzione, la tempestiva difesa dell’interessato (Tribunale sez. XIII – Roma, 02/10/2018, n. 18729)”.
Inoltre, sullo stesso punto (Cassazione civile sez. VI – 11/07/2022, n. 21904), la Corte Suprema ha ribadito che esiste un principio di correlazione tra fatto contestato e fatto assunto a base della sanzione irrogata, il che, riferito all’ipotesi di illecito amministrativo in esame, si traduce nell’imprescindibilità da parte degli accertatori di determinare in sede di accertamento se al soggetto incolpato sia addebitabile la violazione ex comma 1 o 2 dell’art. 58, trattandosi di due diversi livelli di responsabilità amministrativa.
Conclusioni
La segnalazione di operazione sospetta non costituisce un adempimento isolato dal resto dei presidi antiriciclaggio, ma ne è, anzi, un fisiologico sbocco, dato che tutti gli obblighi antiriciclaggio che la precedono sono sostanzialmente ad essa finalizzati in costanza di sospetto.
La corretta valutazione di un’operazione al fine di stabilirne la rilevanza o meno rispetto agli obblighi di segnalazione, presuppone, però, un’adeguata e doverosa conoscenza del sistema antiriciclaggio da parte del Notaio e dei suoi Collaboratori, così da evitare l’esposizione a sanzioni legate alla mancanza di formazione continua, peraltro obbligatoria per legge, e a carenze nella revisione delle proprie procedure antiriciclaggio.