Commercialisti ed Esperti Contabili alle prese con le nuove Regole Tecniche 2025

Introduzione

Le nuove Regole Tecniche 2025 rappresentano un aggiornamento fondamentale per tutti i commercialisti impegnati negli obblighi antiriciclaggio previsti dal D.Lgs. 231/2007. Approvate dal Consiglio Nazionale dei Dottori Commercialisti ed Esperti Contabili (CNDCEC) il 16 gennaio 2025, queste nuove direttive modificano sostanzialmente gli adempimenti relativi all’adeguata verifica della clientela, alla conservazione dei dati e all’autovalutazione del rischio di riciclaggio.

Cosa sono le Regole Tecniche

Le Regole Tecniche, emanate dagli Organismi di autoregolamentazione ai sensi dell’art. 11, c. 2, D.Lgs. n. 231/2007, rappresentano, per i soggetti obbligati, un fondamentale strumento di supporto nella corretta applicazione  degli  adempimenti previsti dalla normativa in materia di contrasto al riciclaggio e al finanziamento del terrorismo. Hanno lo scopo di fornire indicazioni operative utili in sede di analisi e valutazione del rischio di riciclaggio e finanziamento del terrorismo in esito a specifiche attività.

Tali Regole, concepite per semplificare e agevolare l’applicazione delle procedure antiriciclaggio da parte dei soggetti obbligati, hanno, in sostanza, l’obiettivo di:

• garantire l’uniforme rispetto degli obblighi di valutazione del rischio antiriciclaggio, di adeguata verifica della clientela e di conservazione dei fascicoli antiriciclaggio da parte degli iscritti all’Ordine;
• far sì che la gestione antiriciclaggio risulti proporzionata al rischio della clientela;
• spingere a modulare gli adempimenti antiriciclaggio in funzione delle dimensioni degli studi professionali e della complessità degli incarichi professionali;
• concorrere ad accrescere la consapevolezza dei rischi antiriciclaggio negli studi professionali;
• rafforzare l’efficacia delle misure di prevenzione antiriciclaggio negli studi professionali.

Le novità delle Regole Tecniche 2025 per i commercialisti

A seguito del favorevole parere espresso dal Comitato di Sicurezza Finanziaria (CSF), il CNDCEC, con deliberazione n. 9, ha approvato in via definitiva, in data 16.01.2025, l’aggiornamento delle Regole Tecniche per l’osservanza degli obblighi antiriciclaggio da parte di Commercialisti ed Esperti Contabili. Presenti alcune interessanti novità in materia di Autovalutazione dei rischi, Adeguata verifica della clientela e conservazione di documenti, dati e informazioni.

Le nuove regole impongono agli studi professionali, da un lato, un’attenta revisione dei propri sistemi di gestione del rischio di riciclaggio e finanziamento del terrorismo, in modo tale da integrare le procedure esistenti con i nuovi obblighi in materia di valutazione del rischio, adeguata verifica della clientela, di conservazione dei fascicoli dei clienti; dall’altro, l’aggiornamento nella formazione dei collaboratori e dipendenti.

A tali nuove regole devono uniformarsi tutti gli iscritti all’Albo nazionale dei Dottori Commercialisti ed Esperti Contabili: infatti, essendo il CNDCEC “Organismo di autoregolamentazione”, le sue deliberazioni tecniche sono fonti normative secondarie relativamente agli obblighi antiriciclaggio, derivandone specifiche sanzioni in caso di loro inosservanza.

Le nuove Regole Tecniche

Regola Tecnica n. 1: autovalutazione del rischio

Scendendo nel dettaglio, le Regole Tecniche, come detto emanate ai sensi dell’art. 11, c. 2, D.Lgs. n. 231/2007, disciplinano gli obblighi di autovalutazione del rischio, di adeguata verifica della clientela e di conservazione di documenti, dati e informazioni.

Con riferimento agli obblighi di autovalutazione del rischio, la nuova versione della Regola Tecnica n. 1 stabilisce:

• che tale adempimento investe anche le Associazioni Professionali e le Società tra Professionisti (StP), indicazione, questa, comunque già presente nelle Linee Guida dello stesso Consiglio. Relativamente a tali soggetti è poi prevista la possibilità di effettuare l’autovalutazione del rischio in maniera accentrata. Tale modalità di esecuzione dell’obbligo, in passato, era stata censurata dal Comando Generale della Guardia di Finanza (indicazioni fornite alla stampa nel febbraio 2022);
• che il fattore di rischio “canali distributivi” assume un valore residuale per i professionisti, poiché difficilmente associabile all’attività professionale;
• una rimodulazione della scala graduata di riferimento dei vari livelli di rischio, correggendo le incongruenze numeriche della precedente versione;
• l’eliminazione della soglia numerica di due professionisti, a partire dalla quale, il professionista individuale era obbligato ad introdurre nello studio la funzione antiriciclaggio. Quest’ultima, pertanto, va implementata esclusivamente in caso di Associazioni Professionali o Società tra Professionisti, a meno che gli adempimenti antiriciclaggio siano assolti direttamente da ciascuno dei soci o associati;
• l’espunzione della scadenza triennale per l’aggiornamento dell’autovalutazione dei rischi, da farsi, invece, ogni qualvolta il professionista lo ritenga opportuno o necessario in ragione di significative variazioni intervenute nei parametri di rischio, ovvero entro un anno dalla pubblicazione dell’aggiornamento periodico dell’Analisi nazionale dei rischi da parte del CSF, la cui ultima versione risale al 2019. Per i neoiscritti, soggetti agli obblighi antiriciclaggio, la prima autovalutazione del rischio dovrà essere effettuata entro il 31 dicembre dell’anno successivo a quello di inizio dell’attività professionale.

Regola Tecnica n. 2: adeguata verifica della clientela

Per quanto riguarda l’adeguata verifica della clientela, la nuova formulazione della Regola Tecnica n. 2 prevede l’aggiornamento relativo alla classificazione delle prestazioni professionali in relazione al “rischio inerente”, definito, nel Glossario, come “il rischio connesso all’attività svolta dal professionista considerata per categorie omogenee in termini oggettivi e astratti”. Più in dettaglio, la riformulazione della Regola in esame contempla:

• l’aggiunta di nuove prestazioni a “rischio non significativo”, come la consulenza tecnica di parte, l’assistenza legale, la mediazione, l’arbitrato, l’incarico di gestione della crisi e di esperto indipendente nell’ambito della composizione della crisi, l’attività di assistenza tecnica e consulenza specialistica nella gestione di risorse pubbliche, anche europee, e in alcuni casi l’apposizione del visto di conformità e l’invio telematico di pratiche agli uffici pubblici competenti;
• l’eliminazione di alcune voci dall’elenco delle prestazioni a “rischio abbastanza significativo”, come, ad esempio, l’amministrazione di società o enti, considerate ora a “rischio poco significativo”;
• nell’ambito della valutazione del “rischio specifico”, l’ampliamento delle prestazioni in relazione alle quali è prevista la possibilità di calcolare il rischio associandolo al solo cliente e non anche all’operazione, compilando così esclusivamente la tabella A ed escludendo la tabella B. In particolare, alle già presenti “revisione legale” e “tenuta della contabilità” si aggiunge “l’assistenza e consulenza continuativa generica in ambito contabile e fiscale”;
• che, per l’identificazione del titolare effettivo, il professionista non è tenuto ad acquisire copia del documento identificativo dello stesso, discostandosi così dalle indicazioni fornite al riguardo dalla Guardia di Finanza e allineandosi, invece, alle Regole Tecniche antiriciclaggio fissate per i Notai. Resta fermo l’obbligo di cui all’art. 19, c. 1, lett. b) che testualmente prevede che “la verifica dell’identità del cliente, del titolare effettivo e dell’esecutore richiede il riscontro della veridicità dei dati identificativi contenuti nei documenti e delle informazioni acquisite all’atto dell’identificazione, solo laddove in relazione ad essi sussistano dubbi, incertezze, incongruenze”;
• che, laddove siano azionati gli obblighi di adeguata verifica rafforzata in ragione della presenza di un titolare effettivo qualificabile come Persona Politicamente Esposta (PPE), il concetto di “titolarità effettiva congiunta” si riferisce non a tutti i casi in cui una PPE sia socio in affari con uno o più soggetti non PPE, ma solo ai casi in cui lo status di persona politicamente esposta di questi ultimi ricorra per effetto della titolarità congiunta di enti giuridici o di altro stretto rapporto di affari con taluno dei soggetti titolari delle cariche pubbliche indicate dal legislatore, da determinarsi secondo le indicazioni fornite del decreto antiriciclaggio.

Regola Tecnica n. 3: conservazione dei dati e delle informazioni

Degli obblighi di conservazione dei dati e delle informazioni si occupa la Regola Tecnica n. 3, che, nella sua nuova veste innova stabilendo:

• che in caso di conservazione cartacea viene rimosso l’obbligo per il professionista di apporre la firma sui documenti contenuti nel fascicolo antiriciclaggio, ma va mantenuta la necessità di apporre la data, alternativamente, su ciascun documento conservato o su un documento riepilogativo dei dati contenuti nel fascicolo.

Confermando, poi, quanto già previsto nelle precedenti Regole Tecniche, le nuove Regole riconoscono la facoltà per il professionista di scegliere tra una conservazione cartacea, informatica oppure mista, fermo restando che il termine di conservazione, a prescindere dalla modalità di questa, resta sempre di 10 anni dalla cessazione del rapporto continuativo o della prestazione professionale, e dall’esecuzione dell’operazione occasionale.

Si ricorda che, in caso di assistenza professionale dovranno essere raccolti e conservati: il mandato, dal quale si può evincere la data del conferimento dell’incarico; i dati identificativi del Cliente, del Titolare Effettivo e dell’eventuale Esecutore; tutte le informazioni che concernono lo scopo e la natura del rapporto o della prestazione.

Qualora si ricada nell’esecuzione di un’operazione occasionale disposta dal Cliente, sarà necessario conservare gli estremi di data, importo e causale nonché la copia dei mezzi di pagamento utilizzati ove la movimentazione di tali mezzi sia essa stessa l’oggetto dell’incarico professionale.

La nuova Regola Tecnica n. 3 si chiude prendendo in considerazione le modalità attraverso cui l’obbligo di conservazione può essere espletato all’interno di Associazioni Professionali o StP: trattandosi di realtà professionali strutturate, la formula proposta dal CNDCEC è quella di predisporre una funzione centralizzata adibita alla conservazione, in un archivio condiviso da tutti i professionisti, sia dei dati raccolti per l’identificazione del Cliente, Esecutore, Titolare Effettivo, sia di tutte le altre informazioni oggetto dello specifico incarico.

Le Regole Tecniche sono opponibili agli Organi ispettivi?

Rispondendo ad alcuni quesiti in materia di antiriciclaggio posti dalla stampa specializzata, la Guardia di Finanza, ha avuto occasione di esprimersi  sulla valenza giuridica, e in particolare sull’opponibilità agli Organi ispettivi in sede di controllo, delle Regole Tecniche antiriciclaggio emanate dalle Autorità preposte, per i soggetti vigilati, e dagli Organismi di autoregolamentazione, per i professionisti.

Secondo le Fiamme Gialle le Regole Tecniche “non sono opponibili tout court, (…) tenuto conto che la normativa vigente esclude la possibilità di individuare in via automatica e preventiva fattispecie rispetto alle quali possa operare una presunzione di assenza di rischio di riciclaggio”. Ne deriverebbe che le Regole Tecniche, da intendersi come strumenti di concreto ausilio per i soggetti obbligati, esigono un approccio critico e consapevole che tenga conto dell’impossibilità di escludere a priori la sussistenza del rischio relativamente a clienti e attività.

La risposta non ha mancato di provocare un qualche allarmismo nel mondo delle professioni, che ha letto in essa una sorta di ridimensionamento a “soft law” delle Regole Tecniche. Tuttavia, come condivisibilmente rappresentato dal Consiglio Nazionale del Notariato, per bocca di un suo Consigliere,  le Regole Tecniche sono parificabili alla norma primaria in quanto destinate a completarla, così da rendere in tal modo possibile la sua applicazione al caso concreto. Si tratta di norme emanate per effetto di un rinvio fatto  dalla legge primaria, che, in assenza di esse sarebbe incompleta.

Va da sé, perciò, che le Regole Tecniche siano vincolanti per il professionista e che la loro osservanza riflessa nell’esecuzione di un adempimento antiriciclaggio non possa essere fonte di rilievo in sede ispettiva.

In conclusione, se è del tutto vero che dall’attuale formulazione delle Regole Tecniche, come ancor prima da quella della Legge, non possa farsi derivare una presunzione di assenza di rischio di riciclaggio, è altrettanto vero che le Regole Tecniche sono sempre pienamente opponibile agli Organi ispettivi.

Conclusioni: perché è importante essere aggiornati

I Commercialisti e gli Esperti Contabili, ora più che mai, devono adeguare rapidamente le procedure interne alle nuove Regole Tecniche 2025, assicurando una gestione efficace e conforme del rischio di riciclaggio. Investire nella formazione continua e nella revisione delle procedure è il modo più sicuro per prevenire rischi operativi e sanzioni, garantendo così la compliance normativa e la qualità dei servizi professionali offerti ai clienti.