Segnalazione di operazione sospetta (SOS): obblighi e valutazioni per lo Studio Notarile

di , Ufficiale della Guardia di Finanza in congedo, esperto fiscale e AML/231.

Nel contesto normativo sempre più complesso dell’antiriciclaggio, la segnalazione di operazione sospetta (SOS) rappresenta un passaggio cruciale per ogni Studio Notarile.
Questo articolo, suddiviso in due parti, guida Notai e collaboratori attraverso obblighi, criteri e casi pratici.

Introduzione

Nel corso del 2024 sono pervenute all’Unità di Informazione Finanziaria per l’Italia (UIF) 145.401 segnalazioni di operazioni sospette ai fini del riciclaggio e del finanziamento al terrorismo, di cui il 12,9% provenienti dai Professionisti.

La categoria professionale che maggiormente ha alimentato la trasmissione delle segnalazioni di operazioni sospette all’UIF è stata ancora una volta quella dei Notai e del Consiglio Nazionale del Notariato (CNN). Numeri nettamente inferiori hanno fatto registrare, invece, le categorie dei Dottori Commercialisti ed Esperti contabili, nonché quella degli Avvocati.

Tale scarto, si ritiene possa in parte essere attribuito all’intensa attività ispettiva avviata dalle Autorità nel 2023 nei confronti degli Studi Notarili, attività che in qualche modo può aver condizionato l’andamento delle segnalazioni da parte di tale categoria professionale.

Il sistema di prevenzione antiriciclaggio

Pietra miliare della legislazione antiriciclaggio in Italia è il D.Lgs. n. 231/2007 con cui è stata data attuazione alla III^ Direttiva 2005/60/CE. Tale Decreto, facendo proprio il principio del “risk-based approach”, basato su un’approfondita analisi, valutazione e mitigazione dei rischi per rendere più efficace l’adempimento degli obblighi antiriciclaggio, assegna un carattere preventivo alle attività poste in essere dai soggetti obbligati agli adempimenti antiriciclaggio.

Adempimenti che, dunque, assumono un ruolo centrale nel sistema di prevenzione antiriciclaggio, sostanzialmente imperniato sui seguenti obblighi:

  • adeguata verifica dei clienti, ivi compresa l’individuazione del titolare effettivo delle transazioni;
  • conservazione di dati e informazioni relative ai clienti, ai rapporti continuativi, alle prestazioni professionali ed alle operazioni occasionali eccedenti la soglia di 15.000 euro, per un periodo di dieci anni;
  • Segnalazione di Operazione Sospetta (SOS) per qualunque ammontare per fatti di riciclaggio o di finanziamento del terrorismo, ivi comprese le ipotesi di “autoriciclaggio”;
  • comunicazione al Ministero dell’Economia e delle Finanze delle violazioni delle norme che limitano l’uso del contante e la circolazione degli altri mezzi di pagamento;
  • adozione di procedure finalizzate a prevenire e impedire la realizzazione di operazioni di riciclaggio e di finanziamento del terrorismo, in particolare attraverso l’istituzione di misure di controllo interne e l’assicurazione di un’adeguata formazione dei dipendenti e dei collaboratori.

Senza ombra di dubbio, l’effettuazione di una SOS rappresenta, all’interno della normativa antiriciclaggio, l’obbligo principale, che trova necessario antecedente nella corretta esecuzione dell’adempimento di adeguata verifica.

Ai sensi dell’art. 35, del D.Lgs. n. 231/2007, “i soggetti obbligati, prima di compiere l’operazione, inviano senza ritardo alla UIF, una segnalazione di operazione sospetta quando sanno, sospettano o hanno motivi ragionevoli per sospettare che siano in corso o che siano state compiute o tentate operazioni di riciclaggio o di finanziamento del terrorismo o che comunque i fondi, indipendentemente dalla loro entità, provengano da attività criminosa. (…)”.

Quindi, ai fini dell’individuazione dell’operazione da segnalare all’UIF, occorre tenere conto di tre diverse situazioni, tra loro alternative, in cui il soggetto obbligato può venirsi a trovare:

  • quella in cui ha maturato il semplice sospetto;
  • quella in cui ha ragionevoli motivi per sospettare;
  • quella in cui è a conoscenza, anche se solo presunta poiché ancora non dimostrata sotto il profilo giuridico.

La segnalazione di operazione sospetta: il procedimento di valutazione

La SOS non costituisce un obbligo generalizzato a fronte di ogni operazione economica, ma un adempimento a carattere valutativo: ne consegue che essa non è automatica al ricorrere di determinati presupposti, ma discende da un esame complessivo di tutti gli elementi di cui il soggetto obbligato dispone con riferimento sia al profilo del cliente che alla tipologia di operazione da questi voluta.

Al riguardo, giova segnalare quanto riportato nella Circolare 19.03.2012 n. 83607 del Comando Generale della Guardia di Finanza, secondo cui “il metodo valutativo muove dalla considerazione che, nella maggior parte dei casi, la configurazione oggettiva dell’operazione è di per sé neutra e quindi non consente di individuare con immediatezza le finalità sottostanti: operazioni che – per importo, modalità, canale distributivo, localizzazione territoriale – sono normali se effettuate da un cliente con determinate caratteristiche, possono risultare di valore sproporzionato o comunque economicamente non giustificabili se richieste da un altro cliente. Allo stesso modo, comportamenti in linea con la capacità economica e l’operatività svolta possono risultare anomali alla luce di altre notizie di cui l’intermediario o il professionista dispone in virtù della propria attività.”.

Ma quando, in concreto, un’operazione può essere qualificata come sospetta?

Nella ricerca dei parametri a cui riferirsi per giungere a tale inquadramento, soccorre, ancora una volta l’art. 35, D.Lgs. n. 231/2007, dalla lettura del quale, in sintesi, si ricava che il sospetto, circa il fatto che siano in corso o che siano state compiute o tentate operazioni di riciclaggio o di finanziamento del terrorismo o che comunque i fondi utilizzati, indipendentemente dalla loro entità, provengano da attività criminosa, può essere desunto:

  • dalle caratteristiche, entità e natura dell’operazione, cioè dai suoi connotati oggettivi, come, ad esempio, pagamenti con denaro contante, interposizione di soggetti terzi, operazioni a condizioni o valori diversi rispetto a quelli medi di mercato;
  • dalla capacità economica e dall’attività svolta dal cliente, ossia dal suo profilo soggettivo, come, ad esempio, la residenza del cliente in un paradiso fiscale o in Paese nel quale la normativa antiriciclaggio non è rigorosa (Paesi non cooperativi secondo il Gafi o che tutelano il segreto bancario) o, ancora, il suo noto coinvolgimento in attività illecite;
  • da qualsiasi altra circostanza conosciuta dal soggetto obbligato in ragione delle funzioni esercitate;
  • dal ricorso frequente o ingiustificato a operazioni in contante, anche se non in violazione della soglia di denaro contante di cui all’ 49, D.Lgs. n. 231/2007;
  • dal prelievo o versamento in contanti di importi non coerenti con il profilo di rischio del cliente.

In concreto, il processo di valutazione del sospetto, propedeutico all’eventuale invio della  SOS da parte dello Studio Notarile, può essere così articolato:

  • prima fase: si valutano, anzitutto, le caratteristiche, l’entità e la natura dell’operazione/prestazione professionale, così da coglierne eventuali elementi di potenziale anomalia (esame oggettivo);
  • seconda fase: si verificano, poi, la compatibilità e la coerenza dell’operazione/prestazione professionale rispetto alle caratteristiche del cliente, intese come capacità economica, attività lavorativa e ogni altra informazione a lui riferibile ottenuta consultando le più disparate fonti aperte (esame soggettivo);
  • terza fase: si valuta, a questo punto, la sussistenza o meno dell’obbligo di segnalazione, che scatterà, per il Notaio, ogni volta che il processo di valutazione non gli consenta di chiarire i dubbi sulla compatibilità e coerenza dei potenziali elementi di anomalia, rimasti irrisolti, rispetto alle caratteristiche proprie del cliente (ad es., l’acquisto di un immobile di valore elevato, potenziale elemento di anomalia, si risolve in un nulla di fatto se ricondotto ad un cliente facoltoso, mentre potrebbe portare all’invio di una SOS qualora sia effettuato da un cliente titolare di “pensione non d’oro”, apparentemente privo di cospicue risorse finanziarie e patrimoniali.

In definitiva, la decisione di inviare una SOS dipende dal grado di incompatibilità e incoerenza che il soggetto obbligato valuta esserci tra il profilo soggettivo del cliente e l’operatività ad egli riconducibile;

  • quarta fase: si instaura se il Notaio ritiene di non dover procedere alla SOS. In tal caso, è opportuno che il Notaio adotti un comportamento di cautela, consistente nel conservare, all’interno del fascicolo antiriciclaggio del cliente, traccia scritta del processo di valutazione dell’intero contesto che lo abbia indotto, attraverso un iter logico di cui dare evidenza, a ritenere non sussistenti i presupposti per effettuare la SOS[1].

Gli indicatori di anomalia e gli schemi di comportamenti anomali

Valido, ausilio, poi, può trarsi, ai fini dell’individuazione di un’operazione sospetta, dagli indicatori di anomalia emanati dall’UIF: si tratta, secondo una definizione datane dalla stessa, “di un’elencazione a carattere esemplificativo di connotazioni di operatività ovvero di comportamenti della clientela da ritenere “anomali” e potenzialmente caratterizzanti intenti di riciclaggio o di finanziamento al terrorismo.”.

Con provvedimento del 12.05.2023, l’UIF ha individuato 34 nuovi indicatori di anomalia, alla cui applicazione, a partire dall’1.01.2024, sono tenuti tutti i soggetti destinatari degli obblighi antiriciclaggio. Per effetto del nuovo provvedimento hanno cessato di trovare utilizzo i precedenti indicatori emanati dal Ministero della Giustizia (per i professionisti), dalla Banca d’Italia (per gli operatori finanziari e revisori/società di revisione legale) e dal Ministero dell’Interno (per gli operatori non finanziari).

I nuovi indicatori di anomalia, che presentano dei sub-indici costituenti esemplificazioni di quello che è l’indicatore di riferimento, sono così ripartiti:

  • gli indicatori da 1 a 8 (sezione A) riguardano i profili che attengono al comportamento o alle caratteristiche qualificanti il soggetto cui è riferita l’operazione;
  • gli indicatori da 9 a 32 (sezione B) si riferiscono alle caratteristiche e alla configurazione dell’operatività, anche in relazione a specifici settori di attività;
  • gli indicatori 33 e 34 (sezione C) attengono a operatività che potrebbero essere connesse al finanziamento del terrorismo e a programmi di proliferazione di armi di distruzione di massa.

Gli indicatori della sezione A e quelli dal 9 al 14 della sezione B riguardano astrattamente tutti i destinatari, fatta eccezione per specifiche ipotesi la cui inapplicabilità è da valutarsi caso per caso.

È importante tenere presente che l’elencazione degli indicatori di anomalia non è esaustiva, con la conseguenza che i soggetti obbligati agli adempimenti antiriciclaggio, in sede di valutazione ai fini della SOS, devono prendere in considerazione anche eventuali ulteriori comportamenti suscettibili di integrare profili di sospetto e che potrebbero, quindi, far scattare l’obbligo di inoltro della SOS anche in assenza di indici di anomalia (si veda, da ultimo, Cass., Sez. II civ. – ord. n. 29315 dell’8.10.2024).

D’altro canto, però, gli indicatori di anomalia non costituiscono neppure il necessario presupposto il cui ricorrere obblighi alla segnalazione dell’operazione. Vale a dire, che la mera ricorrenza dei comportamenti descritti nell’indicatore non è motivo di per sé sufficiente per l’inoltro di una s.o.s.

Si tenga presente, inoltre, che l’art. 4 del provvedimento con cui sono stati varati i nuovi 34 indicatori, stabilisce che non costituiscono di per sé elementi sufficienti per inviare una SOS all’UIF:

  • la mera decisione di concludere o rifiutare il rapporto o la prestazione, anche da parte del soggetto cui è riferita l’operatività;
  • la mera ricezione di una richiesta di informazioni o notizia circa: (i) attività in corso da parte dell’Autorità giudiziaria o degli Organi investigativi; (ii) accertamenti di natura fiscale;
  • il ricorso a operazioni in contante, anche se reiterato e a prescindere dal superamento delle soglie individuate dall’art. 49, D.Lgs. n. 231/2007.

Sempre nell’ottica di supportare i destinatari della normativa antiriciclaggio in sede di valutazione propedeutica all’invio di una SOS, l’UIF ha affiancato agli indicatori di anomalia, i modelli e gli schemi rappresentativi di comportamenti anomali sul piano economico e finanziario riferibili a possibili attività di riciclaggio e di finanziamento del terrorismo. Si tratta di un’esemplificazione delle prassi e dei comportamenti anomali afferenti a determinati settori di operatività o a specifici fenomeni riferibili a possibili attività di riciclaggio.

Per espressa previsione di cui all’art. 7 del citato provvedimento del 12.05.2023, con cui l’UIF ha individuato i nuovi indicatori di anomalia, sono stati abrogati, a decorrere dall’1.01.2024, gli schemi rappresentativi di comportamenti anomali emanati dall’UIF con comunicazioni del 24 settembre 2009 (Imprese in crisi e usura), dell’8 luglio 2010 (Operatività connessa con l’abuso di finanziamenti pubblici), del 17 gennaio 2011 (Operatività connessa con le frodi nell’attività di leasing), del 9 agosto 2011 (Operatività riconducibile all’usura), del 16 marzo 2012 (Operatività connessa con il rischio di frodi nell’attività di factoring), dell’11 aprile 2013 (Operatività connessa con il settore dei giochi e delle scommesse), del 2 dicembre 2013 (Operatività connessa con l’anomalo utilizzo di trust), del 18 febbraio 2014 (Operatività con carte di pagamento) e del 1° agosto 2016 (Operatività over the counter con società estere di intermediazione mobiliare).

Continuano, invece, ad applicarsi gli schemi rappresentativi di comportamenti anomali del 13.10.2009 (conti dedicati), del 5.02.2010 (frodi informatiche) e del 10.11.2020 (operatività connessa con illeciti fiscali).

Casi di esonero dall’obbligo di invio di una SOS

Esistono, poi, casi in cui i professionisti sono esonerati dall’obbligo di trasmettere la SOS. La norma che ne disciplina l’applicazione è contenuta nell’art. 35, D.Lgs. n. 231/2007, che, in sostanza, esclude l’obbligo in questione nei seguenti casi:

  • per le informazioni ricevute dal cliente in sede di: (i) esame della sua posizione giuridica; (ii) espletamento della sua difesa; (iii) rappresentanza del medesimo in un procedimento giudiziario;
  • nei giudizi arbitrali e nelle risoluzioni di controversie dinanzi agli organismi di conciliazione previsti dalla legge;
  • nell’ipotesi in cui il cliente chieda una consulenza per valutare l’eventualità di intentare o, al contrario, evitare un procedimento.

Non costituisce ipotesi di esenzione dall’obbligo di segnalazione addurre il rispetto di eventuali restrizioni alla comunicazione di informazioni, imposte da clausole contrattuali o da disposizioni legislative, regolamentari e amministrative, prevalendo, invece, al riguardo, l’obbligo di procedere all’inoltro della segnalazione, da cui, per legge (vedasi, al riguardo, il comma 4 dell’art. 35, D.Lgs. n. 231/2007) deriva l’esonero da ogni responsabilità che sia legata alla comunicazione di informazioni effettuata in buona fede dai soggetti obbligati ai fini della segnalazione stessa.

Continua

Vuoi sapere come si effettua concretamente una segnalazione di operazione sospetta (SOS) e cosa succede dopo il suo invio all’UIF?

Continua la lettura accedendo alla seconda parte dell’approfondimento, che costituisce una guida pratica per gli Studi Notarili in ordine agli aspetti operativi, documentali e sanzionatori legati alla SOS.

 

[1]Tale cautela, in caso di controllo ispettivo, anche a distanza di tempo, potrebbe agevolare la dimostrazione della diligenza osservata dal notaio nell’assolvimento dell’obbligo di adeguata verifica” (tratto da pag. 7, Linee guida in materia di adeguata verifica della clientela, del CNN, approvate nella seduta del 4 aprile 2014).”